Внедрение электронного документооборота – сложный и зачастую трудоемкий процесс. Это переход к выполнению всех деловых процедур и обмену документами с помощью автоматизированной системы электронного документооборота. Область действия СЭД распространяется на все без исключения бизнес-процессы вуза. Этим единая система электронного документооборота резко отличается от любой другой автоматизированной системы.

Команда цифровой трансформации Тюменского индустриального университета несколько лет занимается развитием системы электронного документооборота, разработанного на базе платформы 1С. В «1С: СЭД» реализованы такие модули, как личный кабинет сотрудника, формирование стимулирующих выплат, табель учета рабочего времени, заявочная процедура. Помимо имеющихся конфигураций «1С: Бухгалтерия» и «1С: Зарплата и кадры», были внедрены «1С: Фитнес», «1С: Общепит», «1С: Закупки государственного учреждения».

Управление закупками в университете также осуществляется с помощью платформы 1С. В результате закупочный процесс стал прозрачным для инициаторов, структурные подразделения университета могут эффективно управлять своим бюджетом и контролировать этапы исполнения закупок. Выросла скорость подготовки и анализа управленческой и финансовой отчетности. Руководство университета получило удобные инструменты для контроля выполнения бюджета, оценки своей деятельности и оперативного принятия решений.

Среди сотрудников вуза был проведен опрос с целью узнать уровень вовлеченности при использовании продуктов 1С. Результаты опроса показали, что большая часть сотрудников активно используют внедренные продукты и понимают их функционал. Но часть респондентов используют СЭД только для выполнения определенных узких задач: управление финансами и отчетными документами, управление счетами, управление договорами, согласование документов.

Однако команда цифровой трансформации ТИУ рассматривает СЭД как шаг на пути к построению единого цифрового пространства вуза. Задача университета – перейти от частичного использования функционала 1С к полному, что позволит управлять всеми бизнес-процессами университета. Наряду с СЭД эту задачу выполняют цифровые сервисы. Это цифровой помощник, интегрированный во все процессы университета, и системы, основанные на облачных технологиях. Также ведется активное внедрение корпоративной базы знаний Wiki (https://wiki.tyuiu.ru), которая поможет сотрудникам улучшить навыки при работе с цифровыми сервисами.